納税者側が、収集・保管する資料が、税務証拠資料として適合するには、次のような要件を備えていなくてはならないと思われます。
適時性
決算書や申告書の作成の基礎となる証拠資料は、課税要件事実の発生時もしくは、事業年度末、遅くとも決算書や申告書を作成するまでに収集されていなければ、適正な決算書、申告書を作成することができません。したがって、税務証拠資料は適切な時期あるいは申告期限までに収集・作成されることが必要です。
なお、保存期間の観点から、次のような場合には留意してください。
- 消費税の原則課税の適用者の仕入税額控除については、「帳簿及び請求書等」の保存義務がありますので、申告書の提出期限までに、記載要件を満たした「帳簿及び請求書等」を収集・作成しておく必要があります。例えば、正当な取引内容を表す請求書等を保存していないため、税務調査の直前に再交付してもらったとしても、法律的には仕入税額控除の要件を欠くことになります。
- 使途秘匿金に関する帳簿記載状況の判定は、遅くとも申告期限の現況によるため、それまでに帳簿に相手方の氏名・住所・事由などを記載しておく必要があります。
<新日本法規:Q&A税務調査対策の手引き1⃣より>
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